Hace ya tiempo que en el sector informático se escucha de forma habitual la palabra Workflow (flujo de trabajo) como una forma de definir los aspectos operacionales de una actividad de trabajo. Los sistemas de flujo de trabajo, control y gestión de procesos de trabajo, o BPM (Business Process Management) tienen el objetivo de integrar a las personas, los ordenadores y los procesos con objeto de reducir tiempo y aumentar el control en la ejecución de cualquier trabajo.
Un flujo de trabajo se puede controlar de forma manual o informatizada, aunque lo más habitual es que se integren ambos métodos de control de procesos. Partiendo de un esquema de workflow se organizan tareas y recursos mediante reglas que facilitan y simplifican el control de un determinado proceso dentro de una empresa.
El objetivo que se persigue con un esquema workflow es la máxima normalización de los procesos de trabajo con control absoluto de todos y cada uno de los pasos de cada tarea. La gran revolución se produce cuando se consigue llevar el esquema de trabajo desde el papel y control manual hasta un software para controlar los procesos desde un ordenador.
Un error muy común, incluso entre personas con experiencia en la gestión empresarial y tecnología de la información, es pensar que BPM y workflow son diferentes nombres para expresar lo mismo.
El error es comprensible, ya que de hecho estas dos herramientas tienen ciertas similitudes y a menudo se utilizan juntas.
Sin embargo, es importante aclarar que el concepto de workflow es sólo la “punta del iceberg” cuando se analiza en el contexto de la tecnología BPM.
En verdad, es un engranaje muy importante, pero es sólo uno de muchos componentes que conforman un sistema ingenioso y eficiente que es mucho más amplio y completo.
Compruebe el siguiente análisis comparativo de BPM y workflow y entienda en detalle y de una vez por todas, las similitudes y diferencias entre ellos.
BPM vs. workflow: ¿cuál es su semejanza?
En el mundo empresarial cada vez más competitivo y concurrido, hay una creciente necesidad de automatizar los procesos clave, eliminar los obstáculos administrativos y cortar la redundancia para lograr la máxima eficiencia operativa y asegurar la calidad y la supervivencia de las empresas.
Estos son los objetivos comunes que aproximan y asemejan al BPM y al workflow.
BPM vs. workflow: ¿qué es diferente?
Para facilitar la comprensión, comencemos por la traducción, seguido de una breve explicación de los dos términos.
BPM es la sigla de Business Process Management, o Gestión de Procesos de Negocio. Es un software cuyo objetivo es sintetizar, organizar y facilitar los procedimientos de negocio más complejos, a nivel macro y microambiental.
El principal beneficio de BPM es que permite el análisis y la mejora continua de todos los procesos de negocio, realizando el sueño de cualquier empresario o gerente: reducir los costos y aumentar la productividad en sus empresas.
Por otro lado, workflow significa literalmente flujo de trabajo. El diferencial de las herramientas de workflow es que hacen posible de manera objetiva la automatización de procesos de negocio, una ventaja competitiva también encontrada en el software BPM.
Entonces, ¿cómo diferenciar BPM y workflow? El punto clave de este análisis de evaluación es saber identificar las situaciones en que se aplican las tecnologías.
Si el proceso que se gestiona es más intrincado, el uso de BPM es más ventajoso debido a su amplitud, flexibilidad y sofisticación. Sin embargo, en escenarios menos complicados, el método de workflow puede cumplir perfectamente con las expectativas.
Para ilustrar mejor esta comparación, vea una lista de las principales características de BPM, entre las cuales, la automatización del flujo de trabajo:
Planificación, definición y modelado de procedimientos.
Automatización de procesos. (Workflow)
Gestión continua de análisis y perfeccionamiento de todo el flujo administrativo.
Business Intelligence o Inteligencia Empresarial: convierte los datos y la información cuantitativa en cualitativa.
Supervisión activa y en tiempo real de todos los procesos.
Enterprise Application Integration (EAI): aplicación que permite la interacción y la cooperación entre los diferentes sistemas de la empresa.
La Gestión por Procesos 